打造安全“眼”苏州档案管理迈入物联网时代(2)

丁耀琪告诉记者，常熟有近1000个档案管理单位，包括国家机关、事业单位、群团、社区、企业，档案数量巨大，种类繁多。按照原先的监管模式，档案部门对所有的单位都“一碗水端平”。平均施力造成档案业务考评轰轰烈烈，甚至家庭档案也成了指导检查内容，而社会重要档案安全管理却未能给予足够的关注。

经过两年多研究，常熟档案部门提出“县域地方档案分类监管”的研究课题，并列入了2009年江苏省档案局科研计划中。如今，档案分类监管已经在常熟铺开实施。丁耀琪说，所谓分类监管，就是将行政区域内对国家和社会有保存价值的档案，进行分类、分级、分层的差别化管理方法。常熟全市范围的档案分成一级重点监管、二级重点监管、一般监管、分级监管四级不同的监管级别和层次，明晰了不同监管级别的具体措施和方法。

其中，一级重点监管范围有16家，包含综合档案馆、城建档案馆、公安、法院、国土、房产、社保、婚姻、交通等关系国计民生的档案管理部门。这样的分类方式打破了原有业务指导的范畴，在监管体制上突破了原有的行政体制。

丁耀琪举例说，例如社保档案，原本是下设在劳动部门的档案单位。级别不高，档案却很重要。因此在分类监管中，便“越级”成为一级重点监管单位。在分类管理中，档案管理单位所拥有的档案数量、与公共安全相关的紧密程度成为分类的重要依据，从而能将有限的档案安全监管力量集中到重点的档案管理上。

如果说“兰网”是档案安全管理的“千里眼、顺风耳”，那么分级监管模式则让原本平面铺开的档案监管“收缩”出一根管理链条，拎好这条安全链，就为整个常熟档案安全管理网络拎住了“主心骨”。

健全一套安全体系

监督审计贯通档案“收集、保管、利用”

在分类监管基础上，一套涵盖了从收集、保管到利用的档案安全管理体系得以更有效的推行。

库房保管是档案安全管理体系的重要组成部分，常熟档案部门针对一、二级重点监管单位实施了新的保管措施，包括制订“突发事件应急救援预案”、重要档案数字化异质异地备份、填报“常熟市重点监管档案登记备案表”、档案安全专项检查等。丁耀琪告诉记者，仅一份“重点监管档案登记备案表”就包含82个要素内容，大到损害事故追责，小到库房灭火器有效使用期，都需要详细记录在案。

同时，“档案监督审计”的新方法使常熟档案部门把以前并不重视的档案收集和利用也纳入安全管理体系的范畴。丁耀琪说，通过“档案监督审计”，档案管理中最重要、最有难度的收集工作和安全保管工作有了精细化的审核、统计、核算，归档率、准确率等系列数据，再加上盘库情况，外借档案归还情况等指标，一个档案管理单位的安全管理水平和可能存在的安全隐患就能得到较全面的反映。

丁耀琪说，“档案监督审计”是繁琐但必需的工作。每次审计前都要制定方案，详细列出审计内容、理由和审计人员。审计结束后形成结论，对发现的问题要求被审计单位进行答复。如果档案管理单位的审计结果不合格，还要接受处罚。

今年5月30日，“全国档案管理与服务创新优秀案例”颁奖仪式上，常熟市档案局“县域档案安全体系建设”入围全国30例创新案例，获得优秀创新案例奖，成为全省唯一获全国创新奖的县级档案局。在近日召开的全国档案科技成果推广会上，档案安全管理体系建设成果广受好评。丁耀琪说，接下来，他们还将在档案出借、查阅方面引进更多高科技，进一步完善档案安全管理体系。